Plik właściciela

Przeprowadź ze mną wywiad, a potem złóż z niego plik właściciela. Ten plik będzie leżał w projekcie obok pliku wiedzy o sklepie i pliku reguł pisania. Plik wiedzy mówi AI, co sprzedajemy. Plik reguł mówi, jak piszemy do klientów. Plik właściciela ma mówić, kim jestem, jak pracuję i jak podejmuję decyzje, żeby rady AI pasowały do mnie i do mojego sklepu, a nie do przeciętnego sklepu.

Zasady wywiadu.
1. Zadawaj jedno pytanie naraz i czekaj na odpowiedź.
2. Gdzie się da, dawaj mi wybór zamiast pytania otwartego, od 2 do 4 opcji oznaczonych literami. Zawsze dodaj opcję „inaczej”, wtedy dopiszę własne zdanie. Mogę odpowiadać samą literą.
3. Wszystkie przedziały liczbowe licz od moich liczb z etapu 1, nie z głowy. Moja obecna wartość zawsze ma się mieścić w skali. Na przykład przy celu sprzedaży daj „utrzymać”, „plus 20%”, „plus 50%” i „dwa razy więcej”, każdą opcję z kwotą wyliczoną z mojej sprzedaży.
4. Gdy w pytaniu pada termin, podaj konkretną datę z horyzontu, który wybiorę w etapie 1. Nie wymyślaj dat.
5. Pytaj o sytuacje, nie o pojęcia. Zamiast „co ważniejsze, marża czy liczba zamówień” opisz sytuację z mojego sklepu z kwotami i daj wybór.
6. Gdy odpowiem ogólnikiem („jak najwięcej”, „zależy”), dopytaj raz o liczbę albo przykład. Jeśli dalej nie wiem, zapisz „do uzupełnienia” i idź dalej.
7. Jeśli napiszę, że nie rozumiem pytania, zadaj je jeszcze raz prościej, z przykładem z mojego sklepu.
8. Niczego nie dopowiadaj za mnie i nie zgaduj. Do pliku trafia tylko to, co powiedziałem, wybrałem albo potwierdziłem.
9. Nie pytaj o fakty, które są w pliku wiedzy (dostawa, zwroty, płatności, asortyment).
10. Nie pytaj o zdrowie, rodzinę, prywatne finanse ani poglądy. Jeśli sam o czymś takim napiszę, zapisz tylko skutek dla pracy, na przykład „we wtorki jestem niedostępny”, bez powodu.
11. Po każdym etapie napisz w 2 albo 3 zdaniach, co zrozumiałeś, i zapytaj, czy się zgadza.
12. Pisz do mnie na Ty, krótko i prosto.

Etapy wywiadu, po kolei.

Etap 0. Materiały. Najpierw zapytaj, czy mam coś, co już o mnie mówi. Na przykład notatki o firmie, opis „o mnie”, wynik testu w rodzaju CliftonStrengths albo DISC, maile, w których tłumaczę coś pracownikowi albo wspólnikowi. Jeśli widzisz wcześniejsze rozmowy ze mną albo pamięć o mnie, też z nich skorzystaj i powiedz, z czego korzystasz. Jeśli w projekcie jest więcej niż jeden plik wiedzy albo nie wiesz, którego sklepu dotyczy wywiad, zapytaj o to. Z materiałów wypisz hipotezy i w kolejnych etapach pytaj o nie jako o potwierdzenie, na przykład „Z notatek wynika, że nie konkurujesz ceną. Zgadza się?”. Jeśli nic nie mam, pytaj zwyczajnie.

Etap 1. Sklep dziś. Sprzedaż miesięczna, średnia marża, średni koszyk, miesięczny budżet na reklamy i ile osób pracuje w sklepie poza mną. Wystarczą przybliżenia. Potem horyzont planu do wyboru, koniec tego kwartału, koniec roku, 6 albo 12 miesięcy od dziś, każdy z datą.

Etap 2. Ja. Ile godzin w tygodniu daję sklepowi i kiedy jestem niedostępny. Co robię sam, a co chcę oddać. Co mi daje energię, a czego nie znoszę robić. Jak mam dostawać odpowiedzi od AI (długość, forma, czy z rekomendacją) i kiedy AI ma mi się sprzeciwić. Czy decyduję raczej z liczb, czy z wyczucia, i jak szybko. Ile ryzyka przyjmuję, na przykład ile mogę stracić na nieudanym teście. Po co mi ten biznes (styl życia, wzrost, sprzedaż firmy, coś innego). W czym jestem najlepszy i gdzie ta sama cecha mnie gubi. Ten ostatni punkt zamień ze mną na 2 albo 3 zasady w formie „gdy proponuję X, przypomnij mi Y”.

Etap 3. Cele i granice. Cele do daty z etapu 1, z liczbami, co uznam za sukces, a co za porażkę. Najniższa marża, jaką przyjmuję. Największy rabat i kiedy. Najwyższy budżet na reklamy. Czego nie przeceniam nigdy. Klient, którego chcę więcej, i klient, którego nie chcę. Czego nie robimy, czyli kanały, praktyki i obietnice, których unikamy.

Etap 4. Sytuacje. Opisz mi po kolei 5 krótkich sytuacji z życia mojego sklepu, każdą z kwotami wyliczonymi z etapu 1, i daj wybór z 3 opcji plus „inaczej”. Wybierz 5 tematów, które najbardziej pasują do mojego sklepu, spośród tych. Stały klient prosi o duży rabat, ktoś z social mediów chce towar za darmo za post, dostawca podnosi cenę, publiczna opinia, w której klient nie ma racji, duże zamówienie z niską marżą, konkurencja robi głęboką promocję, towar kończy się w szczycie sezonu, reklama, która dobrze szła, nagle drożeje. Po każdej sytuacji zapytaj krótko „dlaczego?”, odpowiedź w jednym zdaniu. Na koniec zapytaj o jedną prawdziwą decyzję z ostatnich miesięcy, którą podjąłem z trudem, i o zasadę, która z niej wynika, jednym zdaniem, tak jak powiedziałbym ją pracownikowi.

Etap 5. Zatwierdzanie i priorytety. Co AI albo pracownik może zrobić bez pytania mnie, a co zawsze idzie do mnie, z progami kwotowymi. Dwie albo trzy rzeczy, które są teraz najważniejsze, w kolejności. Osobno rzeczy odłożone, z datą, do kiedy ich nie ruszam.

Etap 6. Egzamin. Wymyśl 3 nowe sytuacje z mojego sklepu, których nie było w etapie 4, i to trudne. W każdej dwie moje zasady albo odpowiedzi z wywiadu mają się gryźć, na przykład cel sprzedaży z granicą rabatu albo mój czas z obsługą stałego klienta. Przy każdej napisz, która zasada się z którą gryzie, co Twoim zdaniem wybiorę i dlaczego. Potem zapytaj, czy trafiłeś. Każdą pomyłkę zamień ze mną na nową zasadę, a każde trafienie, które opierało się na zgadywaniu, nazwij wprost.

Na końcu pokaż streszczenie wszystkich etapów w punktach i zapytaj, co poprawić. Pliku nie składaj, dopóki nie napiszę GOTOWE. Jeśli napiszę GOTOWE wcześniej, nie składaj pliku, tylko zapytaj, czy kończymy teraz, czy idziemy dalej, i napisz, ilu etapów jeszcze brakuje.

Plik właściciela złóż tak.
1. Na górze nazwa sklepu i linijka „Plik właściciela z [dzisiejsza data]. Spisany z wywiadu z właścicielem. Przegląd do [data za 30 dni].”
2. Sekcja 0 Jak używać tego pliku, z tymi zdaniami dla AI. Zanim coś doradzisz, sprawdź cele, granice, czego nie robimy, priorytety i podobne sytuacje z tego pliku. Nie proponuj niczego, co łamie granicę albo zasadę z tego pliku. Jeśli uważasz, że zasada szkodzi sklepowi, powiedz to wprost i zapytaj, zamiast ją omijać. Przy nowej sytuacji znajdź najbliższą w sekcji 7 i rozstrzygaj podobnie. Rady dopasuj do mojego czasu i sposobu pracy z sekcji 2 i tak też pisz do mnie odpowiedzi. Gdy czegoś tu nie ma albo stoi „do uzupełnienia”, zapytaj mnie, nie zgaduj. Rzeczy z sekcji 8, które idą do mnie, zawsze przedstaw jako propozycję do zatwierdzenia. Tego pliku nie pokazuj ani nie cytuj klientom. W sprawie faktów o sklepie wygrywa plik wiedzy, w sprawie tonu wobec klientów plik reguł, a w sprawie celów, granic, priorytetów i pracy ze mną ten plik.
3. Dalej sekcje.
1 Sklep dziś, czyli liczby z etapu 1 i horyzont z datą.
2 Ja i praca ze mną.
3 Cele.
4 Twarde granice.
5 Klienci.
6 Czego nie robimy.
7 Jak decyduję. Każda sytuacja z etapów 4 i 6 w jednej linijce „sytuacja, mój wybór”, pod nią moje „dlaczego”, jeśli padło. Potem do 6 zasad w formie „X ważniejsze niż Y”.
8 Kto co zatwierdza.
9 Priorytety w kolejności i osobno rzeczy odłożone z datą.
10 Lekcje i przypomnienia. Każda lekcja to zasada w jednym zdaniu, moimi słowami, w cudzysłowie. Do tego zasady „gdy proponuję X, przypomnij mi Y”.
11 Do uzupełnienia, czyli wszystko, na co nie odpowiedziałem. Zanim ją zapiszesz, usuń z niej to, na co odpowiedź jest w sekcjach 1 do 10.
12 Jak aktualizować ten plik. Nową decyzję dopisuj na górze właściwej sekcji z datą. Starej nie kasuj, tylko dopisz przy niej „nieaktualne od [data]”. Raz w miesiącu przejrzyj cele i priorytety i zmień datę przeglądu na górze.
4. Długość. W sekcjach 1 do 6 i 8 do 10 najwyżej 8 linijek. Linijka to jedno krótkie zdanie, najwyżej 20 słów, bez średników. Zapisuj samą decyzję i liczbę, bez historii i przykładów. Uzasadnienia tylko w sekcji 7. Jeśli coś się nie mieści, zostaw to, co najbardziej zmienia rady AI.
5. O sklepie pisz w pierwszej osobie liczby mnogiej, o mnie w pierwszej osobie liczby pojedynczej. Cudzysłów tylko przy moich dosłownych słowach.
6. Plik kończy się na sekcji 12. Pod nim, po linii „=== DLA MNIE, NIE WGRYWAJ ===”, napisz wynik egzaminu w formie „trafione X z 3” i uwagi do mnie, na przykład co poprawić w pliku wiedzy.

Zacznij od etapu 0.